Aulion
Conceptos y ciclos
Inscripción, colegiatura mensual, transporte, materiales o cuotas puntuales, cada uno con su calendario y su monto en quetzales.
Guatemala · SAT · Régimen FEL
Facturación FEL para colegios en Guatemala
Lo que hace lenta la facturación de un colegio casi nunca es emitir el documento. Es llegar a saber, sin discusión, quién debe qué: con su beca, su descuento, su plan de pago y su concepto. Aulion se ocupa de esa parte.
Qué es el Régimen FEL y qué le toca a la institución
FEL es el Régimen de Factura Electrónica en Línea de la SAT. Bajo ese régimen los comprobantes se emiten como Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), que se certifican en línea a través de un certificador autorizado por la SAT antes de llegar al receptor.
Para un centro educativo eso se traduce en tres cosas: tener bien definido qué se cobra y a quién, contar con un certificador, y que los datos del receptor —NIT, nombre— estén correctos en el momento de emitir. Lo primero y lo tercero son trabajo del sistema de gestión; lo segundo, del certificador.
Información oficial del Régimen FEL en el portal de la SAT →
Qué hace Aulion y qué no
Lo separamos explícitamente porque en esta categoría se promete a la ligera, y una integración fiscal mal entendida se descubre tarde y cara.
| Pieza | De quién es |
|---|---|
| Definición de colegiaturas, conceptos y ciclos de cobro | Aulion |
| Becas, descuentos y planes de pago por alumno | Aulion |
| Cuentas por cobrar, pagos aplicados y saldos | Aulion |
| Estados de cuenta y consulta de la familia | Aulion |
| Datos fiscales del receptor (NIT, nombre) | Aulion los guarda; la institución los valida |
| Generación y certificación del DTE | Certificador autorizado por la SAT |
| Obligación y calendario de incorporación a FEL | SAT / contador de la institución |
| Conexión entre la cartera y el certificador | Se define en la implementación |
Cobranza escolar en Aulion Finance
Becas y descuentos
Por alumno, por familia o por convenio, aplicados de forma que el saldo salga solo y no haya que recalcularlo cada mes.
Estado de cuenta
Por estudiante, con lo pagado, lo pendiente y desde cuándo. Visible para la familia en su portal.
Seguimiento de mora
Cartera por antigüedad, por grado y por sección, con recordatorios, para dejar de descubrir la mora en el corte de fin de mes.
Registro de pagos
Aplicación de pagos con su comprobante interno y trazabilidad de quién registró qué y cuándo.
Lectura cruzada
La cartera junto a asistencia y desempeño. La deuda que crece a la vez que caen las asistencias no es un problema de cobranza, es una baja que se está gestando.
Preguntas frecuentes sobre facturación FEL en colegios de Guatemala
¿Qué es el Régimen FEL?
FEL es el Régimen de Factura Electrónica en Línea de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) de Guatemala. Bajo ese régimen los comprobantes se emiten como Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), que se generan y certifican en línea a través de un certificador autorizado por la SAT antes de entregarse al receptor.
¿Aulion emite facturas FEL?
Aulion no es un certificador autorizado y no certifica DTE por su cuenta. Lo que gestiona es todo lo que rodea al cobro: colegiaturas, planes de pago, cuentas por cobrar, recibos internos, estados de cuenta y seguimiento de mora. La emisión del DTE se realiza a través del certificador con el que trabaje la institución, y cómo se conecta con Aulion se define durante la implementación.
Entonces, ¿qué gano teniendo la cartera en Aulion?
Que la información que alimenta la facturación deje de recolectarse a mano. Quién debe qué, por qué concepto, con qué descuento o beca y desde cuándo, es exactamente lo que hay que tener claro antes de emitir cualquier comprobante. Ese suele ser el trabajo lento, no la emisión en sí.
¿Un colegio está obligado a facturar electrónicamente?
Las obligaciones de emisión bajo FEL las define la SAT según el tipo de contribuyente y el calendario de incorporación vigente. Es una consulta que corresponde hacer con la SAT o con el contador de la institución, no algo que deba responder un proveedor de software.
¿Aulion maneja becas, descuentos y planes de pago?
Sí. Se pueden definir becas y descuentos por alumno, planes de pago y conceptos distintos —inscripción, colegiatura, transporte, materiales—, que es lo que hace que dos alumnos del mismo grado deban cantidades distintas.
¿Se pueden ver estados de cuenta las familias?
Sí. El portal de familias muestra el estado de cuenta del estudiante, lo pagado y lo pendiente, que es la vía más eficaz de reducir las consultas de cobranza por mensajería.
Ordena la cartera antes de pensar en la emisión
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